In mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ingegaan voor alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) in applicaties (computerprogramma’s) en computers bewaren. JongNL Born is zo’n organisatie.

Belangrijke aandachtspunten in de AVG zijn:

• bewust en transparant omgaan met de verwerking en het gebruik van persoonsgegevens
• persoonsgegevens enkel gebruiken voor legitieme doeleinden
• persoonsgegevens beschermen met geschikte beveiligingsmethoden
• alleen gegevens vragen die nodig zijn voor het functioneren van de organisatie
• personen waarvan de organisatie gegevens in haar bezit heeft moeten in staat zijn hun gegevens in te zien of laten verwijderen
• na opzegging van het lidmaatschap worden de gegevens direct verwijderd, tenzij schriftelijke toestemming is verkregen voor het bewaren van de gegevens
• verplichting om datalekken te melden

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres, of voornaam en geboortedatum. Wanneer anderen die persoongegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Welke gegevens worden door ons verwerkt?

JongNL Born heeft in samenwerking met JongNL Limburg een eigen leden- en leidingadministratiesysteem: PION. Gegevens die geregistreerd kunnen worden zijn:

stamgegevens

• lidnummer
• voor- en achternaam
• geboortedatum
• geboorteland
• adres(sen)
• telefoonnummer(s)
• e-mailadres(sen)
• inschrijf-/uitschrijfdatum
• datum dat VOG is verstrekt
• zorgverzekering: maatschappij en polisnummer
• nationaliteit
• IBAN / BIC / IBAN t.n.v.
• toestemming foto en film
• zwemdiploma

Welke gegevens worden NIET verwerkt?

De zogenoemde “bijzondere persoonsgegevens” worden niet geregistreerd. Bijzondere persoonsgegevens zijn: het BSN-nummer, ras, geloofsovertuiging, medische gegevens en seksuele voorkeur. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is namelijk verboden, tenzij hiervoor een wettelijke uitzonding is of de persoon daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Medische informatie, bijvoorbeeld over diabetes of allergieën, wordt alleen opgeslagen als er een wettelijke uitzondering is. Is er aanleiding om voor een bepaald doel deze gegevens te registreren en er is toestemming, dan zullen deze gegevens direct na afloop vernietigd worden. Tenzij met toestemming anders afgesproken.

Van wie worden gegevens verwerkt?

JongNL Born verwerkt persoonsgegevens van mensen die direct of indirect met JongNL Born verbonden zijn. Het gaat hierbij om:

• jeugdleden
• ouders
• kaderleden
• overige vrijwilligers
• relaties
• sponsors

Waar worden de gegevens opgeslagen?

JongNL Born heeft in samenwerking met JongNL Limburg een eigen leden- en leidingregistratiesysteem, genaamd PION. Deze applicatie voldoet aan de hoogste veiligheidseisen en zijn ISO en NEN gecertificeerd.

Waarvoor worden de gegevens gebruikt?

Als je lid wilt worden van JongNL of als vrijwilliger aan de slag wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering, inschrijven voor diverse activiteiten en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.

We gebruiken gegevens van jeugd- en kaderleden, ouders en overige vrijwilligers om contact te onderhouden, ze te informeren over actuele zaken of om ze op de hoogte te houden van onze activiteiten en groepsgebeurtenissen. Dit gebeurt per e-mail, nieuwsbrief, telefoon en post.

Gegevens van jeugd- en kaderleden worden opgevraagd voorafgaande aan een activiteit, zodat bij een calamiteit snel gegevens als geboortedatum, telefoonnummers en adres voorhanden zijn.

Hoe lang worden gegevens bewaard?

Als een lid zijn lidmaatschap beëindigd, kan degene opgenomen worden in het zogenoemde “oud-leden’-bestand, mits daarvoor toestemming is gegeven. Zonder toestemming mogen deze gegevens niet worden bewaard. 

Het gebruik van foto’s binnen JongNL Born

JongNL Born organiseert leuke activiteiten, op plaatselijk, districts- en provinciaal niveau, en dat willen we graag aan iedereen laten zien. Wij vinden het belangrijk dat iedereen kan zien wat we voor een leuke club zijn en wat we allemaal doen. We publiceren dan ook foto’s en filmpjes op bijvoorbeeld onze website, facebookpagina, instagram en worden afgedrukt in folders en clubblaadjes. Ook een foto is een ‘persoonsgegeven’ en wordt niet zonder toestemming gebruikt.

Bij inschrijving van uw zoon of dochter heeft u wel of niet toestemming gegeven voor het maken en gebruiken van foto- en/of videomateriaal op diverse activiteiten van onze vereniging.

Hoe gaan JongNL Born om met een datalek?

Als er onbedoeld persoonsgegevens ‘op straat komen te liggen’, spreken we van een datalek. JongNL Born zal dit binnen 72 uur na ontdekking melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Na melding zal die betrokkene(n) van de datalek op de hoogte worden gebracht.

JongNL Born spreekt van een datalek als:

• een persoon die daartoe niet gerechtigd is gegevens verkrijgt en gaat gebruiken;
• een persoon die wel gerechtigd is de gegevens voor een ander doel gebruikt dan is toegestaan;
• gegevens worden geregistreerd die niet geregistreerd mogen worden.

JongNL Born zal bij een datalek achterhalen:

• waar de gebruikte gegevens vandaag komen;
• wat er met de gegevens is gebeurd;
• wie erbij betrokken is;
• wie de dupe is;
• of er schade is ontstaan en hoe die zoveel mogelijk te herstellen of te beperken is;
• of en zo ja welke stappen er nodig zijn om herhaling te voorkomen.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Heb je vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens of over de manier waarop de gegevens zijn gebruikt, neem dan gerust contact op met iemand van ons.